Cruza el cobro con lo contratado
Antes de autorizar el desembolso por la obra en Medellín, reúne la oferta aceptada, el contrato, sus modificaciones y el soporte del avance. Comprueba quién cobra, a quién se factura y cuál cubierta se intervino. La identificación debe corresponder con la contraparte contratada; un cambio de beneficiario merece aclaración escrita. Cruza los documentos de la persona o sociedad que contrataste con los datos del cobro y del beneficiario.
Una descripción como “trabajos varios” dificulta controlar el presupuesto. Conviene identificar actividades, cantidades aceptadas y periodo de ejecución. La guía de contenido de la cotización ayuda a fijar desde el comienzo los conceptos que después aparecerán en el cobro.
Factura y cuenta de cobro no son intercambiables
El documento procedente depende de la situación tributaria del contratista y de la operación. No asumas que recibir una cuenta de cobro libera de otras verificaciones, ni que toda persona natural está exenta de facturar. Pide al contador que confirme el soporte adecuado antes de tramitarlo.
El consumidor puede exigir constancia de la operación; la factura o su equivalente pueden cumplir esa función, y su presentación no es condición para hacer valer los derechos de la ley. Archiva el documento de la operación junto al acta y al comprobante del pago. Son soportes con propósitos distintos: esta norma de consumo no determina el IVA, las retenciones ni las obligaciones fiscales del contratista. Fuente: Congreso de Colombia; Ley 1480 de 2011, texto en Función Pública, art. 27.
- Comprueba identificación, fecha, descripción y correspondencia con el valor aprobado.
- Revisa impuestos y otros conceptos con el contador, según el contrato y la condición de las partes.
- Conserva el documento recibido y las aclaraciones; evita corregir por tu cuenta el original del contratista.
Paga avances que puedan comprobarse
Define en el contrato qué evidencia permite aprobar cada pago: preparación del soporte, tratamiento de puntos críticos, aplicación del sistema o entrega del acabado. Comprar materiales o llevarlos al edificio no demuestra por sí solo que una etapa de instalación esté terminada.
El responsable del seguimiento debe registrar qué se recibe y qué falta. Fotografías ubicadas en un plano, registros de aplicación y observaciones firmadas permiten contrastar el acta con el cobro. Si aparecen actividades adicionales, aclara su autorización y su valor antes de mezclarlas con el avance original. Consulta también qué hacer después de comparar ofertas.
Separa anticipo, amortización y retenciones
Un anticipo entrega recursos antes de recibir toda la obra. Si se acuerda, deja escrito su destino, los soportes de uso y la forma de descontarlo de pagos posteriores. Ese descuento, llamado amortización, evita pagar nuevamente lo que ya se entregó como anticipo.
Una retención tributaria responde a reglas fiscales; una retención contractual depende de lo pactado para respaldar obligaciones. No tienen el mismo propósito. El contador debe determinar las primeras y el contrato debe precisar las segundas, con condiciones de liberación claras. No se propone aquí una tasa ni un descuento automático.
Cierra la cuenta con la entrega
La revisión final debe conciliar pagos anteriores, anticipos pendientes de amortizar, cambios autorizados y saldo. Adjunta las actas y pólizas aplicables, los documentos de garantía y la lista de correcciones que sigan abiertas. Distingue recibir una parte de la obra de declarar que todo está conforme.
Esta guía no es asesoría tributaria ni legal. El contador revisa el tratamiento fiscal; en una copropiedad, el reglamento del edificio y un abogado deben orientar la decisión jurídica del caso.
Preguntas frecuentes
¿Una transferencia prueba que la obra quedó recibida?
Prueba un movimiento de dinero, pero no describe el estado de la cubierta. Conserva por separado el comprobante de pago y el acta que indique qué trabajos fueron aceptados.
¿Puedo descontar cualquier daño del siguiente pago?
Documenta el daño y revisa el contrato antes de descontar. La existencia de una filtración no define por sí sola su causa ni autoriza cualquier compensación.